一、总则

1.为规范漳州台商投资区青年义工协会（以下简称 “协会”）的印章和文件管理工作，确保印章使用的安全性、严肃性和文件管理的规范性、高效性，保障协会各项工作的正常开展，特制定本制度。

2.本制度适用于协会内部所有涉及印章使用和文件制作、收发、传阅、归档、销毁等管理活动，协会全体成员均需严格遵守。

二、印章管理

（一）印章的种类与保管

1.协会印章包括协会公章、党支部章等。

2.协会公章由秘书长负责保管，党支部章由协会党支部负责人保管。

3.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人保管或使用。印章应存放在安全、可靠的地方，防止印章被盗用、滥用或遗失。

（二）印章的使用

1.使用印章必须严格履行审批手续。以协会名义发出的公文、函件、协议、合同、证明等重要文件，需经协会负责人签字批准后方可加盖印章。

2.印章使用时，保管人员应认真核对文件内容与审批意见是否一致，确认无误后方可加盖印章。加盖的印章应清晰、端正，位置适当。

3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等空白文件上加盖印章。如因特殊情况确需使用，需经协会负责人特别批准，并做好详细记录，使用后及时收回剩余空白文件。

4.每次使用印章都应进行登记，详细记录使用日期、使用公章文件/用途、份数、经办人、审批人等信息，以备查验。

（三）印章的交接与停用

1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。交接双方需共同对印章进行核对，确认印章完好无损后，在交接清单上签字确认，并由协会负责人监交。

2.印章因损坏、变形、机构变更等原因需要停用的，应由保管人员及时将印章交回协会，由协会负责人统一处理。停用的印章应做好登记，并按规定进行封存或销毁，同时做好记录。

三、文件管理

（一）文件的起草与审批

1.协会文件的起草应符合国家法律法规、政策规定以及协会的章程和相关制度要求，内容应真实、准确、完整、规范，语言应简洁、明了。

2.文件起草完成后，需经起草部门负责人审核签字，再报送协会负责人审批。重要文件还需经过协会相关会议讨论通过后，方可正式印发。

（二）文件的收发与登记

1.外来文件由协会办公室负责统一接收。接收人员应认真核对文件的份数、页数、文号等信息，确认无误后在文件签收单上签字。

2.对接收的外来文件，应及时进行登记，填写文件登记表，内容包括文件名称、文号、发文单位、接收日期、份数、办理情况等。

3.协会发出的文件，由办公室负责统一登记、编号、印发。文件发出前，需经协会负责人签字批准。发出的文件应做好记录，包括文件名称、文号、发文日期、份数、接收单位等。

（三）文件的传阅与办理

1.办公室收到外来文件后，应根据文件内容和协会负责人的批示，及时将文件送相关部门或人员传阅办理。传阅人员应在文件传阅单上签字，并注明传阅日期。

2.相关部门或人员收到文件后，应及时认真阅读，按照文件要求和协会规定办理相关事宜。办理完毕后，应在文件上注明办理结果，并将文件及时退回办公室。

3.文件传阅过程中，应遵守保密规定，不得擅自将文件内容泄露给无关人员。不得随意涂改、勾画文件内容，不得私自留存文件。

（四）文件的归档

1.协会各类文件办理完毕后，办公室应及时将文件收集齐全，进行整理、分类、编号，按照档案管理的要求进行归档。

2.归档的文件应包括文件正本、定稿、附件、审批单、会议纪要等相关材料。文件归档应做到齐全、完整、系统，便于查阅和利用。

3.档案管理人员应建立档案目录，对归档文件进行妥善保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。

（五）文件的销毁

1.对于已超过保管期限且无保存价值的文件，由办公室提出销毁意见，报协会负责人批准后，方可进行销毁。

2.文件销毁前，应编制文件销毁清册，详细列出销毁文件的名称、文号、数量、销毁原因等信息，经协会负责人签字批准后，由两人以上负责监销。监销人员应在文件销毁清册上签字确认。

3.严禁个人私自销毁文件，严禁将应销毁的文件作为废纸出售或随意丢弃。

四、责任追究

1.对违反本制度规定，擅自使用印章、滥用印章或因保管不善导致印章遗失、被盗用的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、纪律处分等；造成经济损失或不良影响的，应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2.对在文件管理工作中，因工作失职、渎职导致文件丢失、损坏、泄露秘密或延误文件办理的，将对相关责任人进行批评教育、通报批评等；造成严重后果的，应承担相应的责任。

五、附则

1.本制度由漳州台商投资区青年义工协会办公室负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。以往有关印章和文件管理的规定与本制度不一致的，以本制度为准。

漳州台商投资区青年义工协会 

2024年7月10日